Хранение
Здоровый офис — это комбинация мебели, которая не мешает свободно двигаться, обеспечивая комфортные условия для работы.
Повышенное внимание к подвижным креслам и столам далеко не всегда означает, что наличие именно этих предметов интерьера превращает офис в эргономичное пространство.
Даже самая лучшая рабочая станция может погрязнуть под горой бумаг и канцелярского мусора.
Поэтому системы хранения являются неотъемлемыми составляющими любого офиса. Шкафы, тумбы, стеллажи позволяют не только разместить все необходимое, но и при необходимости зонировать офисное пространство.
Главные критерии выбора шкафов — вместительность, быстрый доступ и наличие необходимого количества отделений. Принцип — чем выше шкаф, тем больше влезет — на практике не работает: документы, попавшие на верхние полки, автоматически попадают в категорию «не к спеху».
Вместо высоких конструкций, расставленных вдоль стен, прерогатива отдается компактным комбинациям из нескольких секций. Последним, но немаловажным штрихом, является цветовое решение. Хранилища для вещей должны гармонировать с предметами мебели, задавая общее настроение и атмосферу всего офисного пространства.
Развенчание «мебельных мифов»
Хранение документов. Шкафы. Тумбы
Миф 1. О том, что прямоугольные шкафы универсальны
Как правило, глубина шкафов для документов — от 37 до 40 см. Именно этой глубины достаточно для устойчивости шкафа с папками шириной 25 см. Ширина шкафов 40 или 80 см. Конструкции универсальны для линейного расположения шкафов у стены, но абсолютно не приспособлены для обустройства шкафов в углу. Здесь идеальным является угловой шкаф. Существует устойчивое заблуждение, что угловой шкаф неоправданно дорог по сравнению с прямыми шкафами.
Так ли это?
Для хранения документов он идеален, т.к. в него помещается столько же папок, сколько в 2 шкафа шириной 80 и 40 см.
Розничная стоимость двух шкафов с глухими дверьми шириной 80 и 40 см составляет в среднем 10 400 руб., а углового — 11 400 руб., но если располагать 2 шкафа в углу, то необходимая площадь для нормального открытия дверей — 0,96 кв. м.
Угловому шкафу необходимо лишь 0,58 кв.
Считаем экономию (при стоимости аренды помещений 15 000 руб. за кв. м в год)
(0,96 кв.м-0,58 кв.м.)*15 000 руб. = 5 700 руб.
За год вложения в угловой шкаф окупаются 6 раз!
Миф 2. Файловые ящики в шкафах — это «модная» роскошь
Не только. Это незаменимое решение для картотеки и мягких папок. Они есть в любом делопроизводстве. Помимо бухгалтерии, шкафы с файловыми ящиками могут понадобиться кадровикам и секретарям.
Любая попытка расположить картотеку на полке приведет к дополнительной покупке шкафов, поскольку мягкие папки падают, а жестким необходимо минимум 1,5 см, поэтому вместо одного шкафа с файловыми ящиками нужно покупать два с полками.
Миф 3. Мобильная тумба — самое экономное решение для хранения текущих документов
Как правило, мобильную тумбу используют в качестве мебели для хранения личных вещей, а не документов. Более того, чтобы спрятать ее под стол без ущерба для необходимой площади для ног, нужен стол шириной 160 см. Гораздо удобней приставить сбоку к столу стационарную тумбу, у нее появляется дополнительный, 4-й выдвижной ящик, увеличивается площадь рабочей поверхности, которая попросту пустовала рядом с креслом. На тумбу ставят лотки в несколько ярусов, в которых и хранят текущие документы. Так что не тумба, а лоток — самое экономное решение для хранения текущих документов.
Документы в тумбах гарантированно хранят при наличии в них ящика для файлов. Потому что это действительно удобно — лоток в тумбе, а в дополнение — эстетика и порядок.
Миф 4. Тумба — это затраты на личные вещи сотрудника
Не всегда!
Если личных папок немного, вовсе не нужно ставить шкаф, пусть даже невысокий. Можно поставить стол меньшей длины, а к нему приставить тумбу-купе для документов, которая сэкономит дважды:
- на стоимости шкафа,
- стоимости стола.
Рис.1. Преимущества тумбы-купе перед тумбой с открывающимися дверками.
Рис.2. Преимущества тумбы-купе перед отдельно стоящим шкафом для документов.
→ Читайте далее «Порядок на столе».
